Los eventos al aire libre ofrecen un encanto especial: luz natural, espacios amplios y la belleza del entorno. Sin embargo, también presentan desafíos únicos que requieren una planificación cuidadosa. Esta checklist te ayudará a organizar un evento al aire libre exitoso en Quito o sus alrededores.
3-6 meses antes
- Define el tipo de evento y número aproximado de invitados
- Establece un presupuesto detallado
- Selecciona y reserva la ubicación (parque, jardín, hacienda, etc.)
- Verifica los permisos necesarios para el uso del espacio
- Contrata los servicios básicos: carpas, mobiliario, catering
- Comienza a diseñar la distribución del espacio
- Contrata un coordinador de eventos si tu presupuesto lo permite
2 meses antes
- Envía las invitaciones con indicaciones claras sobre la naturaleza al aire libre del evento
- Contrata servicios adicionales: DJ/música, fotografía, decoración
- Planifica detalladamente la logística: horarios, montaje, desmontaje
- Verifica la disponibilidad de electricidad y agua en el lugar
- Organiza el transporte de materiales y, si es necesario, de invitados
- Desarrolla un "Plan B" completo en caso de mal tiempo
1 mes antes
- Confirma todos los servicios contratados
- Realiza una visita técnica al lugar con los principales proveedores
- Finaliza el menú con el servicio de catering
- Verifica la necesidad de baños portátiles según el número de invitados
- Contrata seguridad si el evento lo requiere
- Comienza a monitorear las previsiones meteorológicas
2 semanas antes
- Confirma asistencia con los invitados
- Finaliza el cronograma detallado del evento
- Coordina los horarios exactos de montaje y llegada de proveedores
- Prepara un kit de emergencia: botiquín, repelente de insectos, protector solar, etc.
- Verifica la señalización necesaria para guiar a los invitados
1 semana antes
- Confirma el número final de invitados con todos los proveedores
- Realiza los pagos pendientes según lo acordado
- Prepara un documento con contactos de emergencia de todos los proveedores
- Revisa el pronóstico del tiempo y ajusta el "Plan B" si es necesario
- Confirma la disponibilidad de estacionamiento para invitados
El día anterior
- Supervisa el inicio del montaje de carpas y estructuras principales
- Verifica que todos los proveedores tengan clara la ubicación y hora de llegada
- Confirma el pronóstico final del tiempo
- Prepara los materiales que deberás llevar personalmente
- Descansa lo suficiente para estar en óptimas condiciones
El día del evento
- Llega con varias horas de anticipación
- Supervisa la instalación de todos los elementos
- Verifica la iluminación, sonido y otros aspectos técnicos
- Coordina con el personal de servicio
- Asegúrate de que la señalización esté correctamente colocada
- Ten a mano el kit de emergencia y la lista de contactos
- Designa a una persona de confianza para manejar imprevistos durante el evento
Consideraciones especiales para eventos al aire libre en Quito
- Variaciones de temperatura: Considera que en Quito la temperatura puede descender significativamente al atardecer. Proporciona opciones de calefacción o mantas para tus invitados.
- Altitud: Recuerda que Quito está a 2.850 metros sobre el nivel del mar. Si tienes invitados extranjeros, recomiéndales aclimatarse y mantenerse hidratados.
- Temporada de lluvias: De octubre a mayo las lluvias son frecuentes, especialmente en las tardes. Asegúrate de contar con carpas impermeables y considerar pisos elevados.
- Radiación solar: La radiación UV es intensa debido a la altitud. Proporciona áreas de sombra suficientes y sugiere a tus invitados usar protector solar.
- Insectos: En algunas zonas de los valles, los insectos pueden ser molestos al atardecer. Considera usar repelentes naturales o dispositivos anti-insectos.
El "Plan B" indispensable
Siempre debes tener un plan alternativo detallado para tu evento al aire libre:
- Carpas adicionales que puedan montarse rápidamente
- Paredes laterales para las carpas en caso de viento o lluvia
- Un espacio interior alternativo si es posible
- Toldos o paraguas grandes estratégicamente ubicados
- Toallas o materiales para secar áreas si llueve brevemente
Con esta checklist, estarás preparado para organizar un evento al aire libre exitoso, anticipándote a los posibles contratiempos y garantizando que tus invitados disfruten de una experiencia memorable. En La Cubierta estamos listos para ayudarte con todo el equipamiento necesario para hacer de tu evento al aire libre un éxito rotundo.